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会议地点备选相关细节事宜分析

来源:微知 浏览:- 发布日期:2016-09-16 10:44:00【
    会议地点备选方案:

    第一、选择会议地点的要求:

    1、会议地点需交通便利;

    2、会场的大小应与会议规模相符;

    3、会议室会议所需要的设备齐全,配置较好;

    4、一般会议地点应放在不受外界干扰的地方;

    5、要考虑到酒店停车是否方便,有无停车场;

    6、如果会议场所是向酒店租借的,还需要考虑到会议成本的预算等问题。

    第二、会议酒店类型的划分:

    1、按类型分为:
  
    A、商务型酒店,一般多是用于办公,商务活动
  
    B、度假型酒店,一般多是用于休闲、娱乐活动

    2、按地点分为:
  
    A、位于市中心,交通便利,设施齐全
  
    B、位于市郊的,一般多是休闲,会议场所的选择不是很受欢迎。

    第三、会议地点选择的工作程序:会议的成败,场地的选择也是相当重要的。

    1、根据会议的目的与形态:大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论或社交联谊等,一般多为各种项目一体化的活动,所以选择场地是也多半是集会议、休闲、娱乐一体化场所。

    2、会议实质上的需求和与会者的期望;

    3、列出选择会议场地需求的清单,运用排除法,确定会议地点。

    第四、签订书面合同:在谈妥一切细节之后,口头协议应转变为书面形式的协议,并且详细的列出各项事务的安排,最终的合同或协议应包括如下的细节:

    1、确定全部会议的场地,房间的名称,可供使用的时间等;

    2、确定保证客房的间数;

    3、确定由酒店提供的免费商品和服务(如会议室的布置、特别的装饰等)

    4、说明会议如需要有特殊设备的,是否需要特殊技术人员。

    5、事先确定好开票手续;

    6、应该列明向参加者个人直接收取的费用;

    7、指定可以取消预定而不向参会单

    任何费用的一段时间或是最后期限。

    会议邀请

    一般情况下,会议邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等三个程序。不论什么样的会议或者展览,会议主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者,会议邀请的方式非常重要。

    一、会议信息发布:从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、印刷媒介公告、电子邮件、电子媒介公告等几种形式。通常情况下信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

    会议邀请函的基本内容与会议通知一致,包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。内容根据实际情况填写。

    二、邀请对象回执:对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息:明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)。

    然后需要做的就是资源分配:主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

    邀请对象回执可以有多种形式:传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

    三、会议确认通知:如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。    

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